Công ty TNHH Allexceed Việt Nam (sau đây sẽ được gọi là “công ty chúng tôi”) hiểu đúng thông tin mà có thể dùng để xác định một cá nhân (sau đây sẽ được gọi là “thông tin cá nhân”) chính là tài sản có giá trị thuộc về cá nhân đó, và chúng tôi xem việc xử lý thông tin cá nhân là trách nhiệm xã hội của công ty chúng tôi.
Công ty chúng tôi đặt ra quy định về chính sách quyền riêng tư (phương châm bảo vệ thông tin cá nhân), và thực hiện xử lý thông tin cá nhân tuân theo chính sách này, đồng thời đảm bảo rằng chính sách này được thực thi triệt để trong toàn công ty. Ngoài ra, chúng tôi thực hiện các hoạt động sau đây với sự cân nhắc đầy đủ về quản lý và sử dụng thông tin cá nhân một cách phù hợp.
1. Thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân
Trong trường hợp cần thu thập thông tin cá nhân, công ty chúng tôi sẽ xác định rõ mục đích cần thu thập, và tiến hành thu thập bằng các phương pháp hợp pháp và đúng đắn trong phạm vi đã xác định. Ngoài ra, khi sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng trong phạm vi cần thiết để hoàn thành mục đích đã xác định, tuyệt đối không sử dụng cho mục đích khác, đồng thời thực hiện các biện pháp để ngăn chăn việc sử dụng cho mục đích khác.
Khi cần cung cấp thông tin cá nhân, chúng tôi sẽ thực hiện với sự quản lý chặt chẽ, tuân theo hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân do công ty chúng tôi thiết lập. Công ty chúng tôi chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý trong mỗi bộ phận có xử lý thông tin cá nhân, và nỗ lực quản lý thông tin cá nhân một cách phù hợp theo tình hình thực tế của từng công việc.
Thông tin cá nhân công ty chúng tôi thu được qua quá trình kinh doanh và mục đích sử dụng của các thông tin đó là như sau.
・Thông tin cá nhân của khách hàng
Dùng để cung cấp và hướng dẫn, yêu cầu thanh toán, thông báo các thay đổi, giải đáp các thắc mắc đối với các dịch vụ, sản phẩm mà công ty của chúng tôi thực hiện.
・Thông tin ứng viên tuyển dụng
Dùng để hướng dẫn ứng viên, và phán đoán ứng viên có phù hợp tiêu chí tuyển dụng hay không. Tùy thuộc vào quá trình tuyển chọn, cũng sẽ có trường hợp chúng tôi sẽ yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin riêng tư (thông tin nhạy cảm) là giấy khám sức khỏe.
・Thông tin cá nhân của nhân viên của công ty của chúng tôi và công ty hợp tác
Dùng để ký kết hợp đồng với các công ty hợp tác, quản lý nhân sự/việc làm/tiền lương, thực hiện công việc, quản lý tình trạng sức khỏe, các biện pháp bảo vệ thông tin bí mật v.v.
・Thông tin cá nhân thuộc sở hữu của khách hàng, được cung cấp trong quá trình ủy thác công việc.
Dùng để thực hiện công việc mà khách hàng ủy thác.
Ngoài ra, cũng có trường hợp quý khách sẽ không thể sử dụng một phần, hoặc toàn bộ dịch vụ mà công ty chúng tôi cung cấp nếu quý khách không thể cung cấp các thông tin cá nhân cần thiết.
2. Tuân thủ các quy định pháp luật liên quan
Công ty chúng tôi tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật, các hướng dẫn và quy định do nhà nước ban hành liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân.
3. Thực hiện các đối sách bảo đảm an toàn
Theo hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân mà công ty chúng tôi quy định, công ty chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp an toàn cần thiết và phù hợp, đồng thời nỗ lực ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng, và nỗ lực khắc phục nếu các vấn đề này xảy ra.
4. Xử lý khiếu nại và thảo luận
Công ty chúng tôi lập ra bộ phận tiếp nhận các khiếu nại và thảo luận từ người đã cung cấp thông tin cá nhân, nỗ lực giải quyết một cách hợp pháp và thích hợp, để bảo đảm nội dung thông tin sẽ luôn chính xác và được cập nhật mới nhất.
5. Liên tục cải thiện
Công ty của chúng tôi bảo đảm các cán bộ và nhân viên của mình luôn nhận thức được tầm quan trọng và trách nhiệm của mỗi người trong việc bảo mật thông tin cá nhân, đồng thời thực hiện đầy đủ và liên tục cải tiến hệ thống quản lý bảo vệ thông tin cá nhân do công ty chúng tôi thiết lập.
Ban hành ngày 1 tháng 3 năm 2015
Allexceed Vietnam Inc.
Tổng giám đốc Yoshizaki Satoshi
