Cách Việt Nam cộng tác hiệu quả
với công ty nước ngoài
Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất là chọn đối tác phát triển offshore.
Tiền đề lớn nhất là công ty phát triển offshore phải là một công ty có khả năng thực hiện tốt việc phát triển. Nếu không thì cho dù công ty ủy thác có cố gắng thế nào đi nữa thì cũng có giới hạn.
Chúng tôi sẽ giới thiệu các điểm quan trọng khi chọn đối tác, với ví dụ là các trường hợp tại thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Trường hợp quý khách đã có cho mình một đối tác đáng tin cậy, thì quý khách có thể bỏ qua phần này.
Môi trường công ty là một yếu tố vô cùng quan trọng.
Môi trường công ty có quan hệ chặt chẽ với tỷ lệ gắn bó của nhân viên, trường hợp tỷ lệ gắn bó của nhân viên thấp thì sẽ phát sinh thay đổi nhân sự thường xuyên, dẫn đến một vòng lặp tổn thất khi đội ngũ nhân sự vừa thành thục công việc, nâng cao năng lực kỹ thuật thì lại rời bỏ công việc.
Ở Việt Nam, việc thay đổi nơi làm việc đơn giản hơn Nhật Bản rất nhiều, vì vậy công ty phát triển offshore cần phải đảm bảo được sự hài lòng của nhân viên.
Dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu thêm một số yếu tố quan trọng khác cần kiểm tra khi lựa chọn đối tác tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Nhiều nội dung trong danh sách này cũng có thể áp dụng cho việc lựa chọn đối tác ở các quốc gia khác chứ không chỉ giới hạn ở Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Những nỗ lực của công ty phát triển offshore dành cho chất lượng sản phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả công việc. Chúng tôi xin giới thiệu những điểm chính để có thể hiểu được sự khác biệt về chất lượng sản phẩm phát sinh ở đâu.
Chúng tôi nghĩ rằng cũng sẽ có những trường hợp sau khi chọn xong đối tác, khi bắt tay vào phát triển thực tế thì lại không được suôn sẻ. Hiện tại, ở Việt Nam chi phí đang ngày càng tăng, và mục đích của việc offshore không còn đơn thuần chỉ là phát triển với giá thành rẻ mà cũng đang dần hướng tới mục đích đảm bảo nguồn nhân lực. Nếu có thể tận dụng tốt nguồn lực offshore như là một nguồn nhân lực bên ngoài, thì offshore sẽ trở thành một nguồn lực hữu dụng trong những giai đoạn bận rộn, nhưng nếu không sử dụng tốt thì nó lại là mầm mống cho nhiều phiền não. Tuy cũng còn nhiều yếu tố phụ thuộc vào đối tác mà quý khách đã chọn nữa, nhưng sau đây chúng tôi xin phép được giới thiệu một số điểm quan trọng có thể phòng tránh trước những thất bại thường gặp. Ở nội dung này, chúng tôi chọn ra những đối sách mà phía ủy thác có thể thực hiện, nên trong đó cũng sẽ có một phần nội dung mà sẽ được cho là lẽ ra phải do công ty phát triển Offshore thực hiện quản lý. Mong quý khách hiểu cho nhé.
※Công ty chúng tôi nhận thức đầy đủ các vấn đề bên dưới, dựa vào đó để đề xuất các giải pháp để tránh phát sinh vấn đề cho đối tác, và luôn nỗ lực để đối tác có thể sử dụng nguồn lực offshore của công ty chúng tôi một cách thuận lợi.
Đặc biệt, đối với các hệ thống mà việc phát triển kéo dài, thì việc tổ chức các cuộc họp giải thích v.v trước khi bắt đầu để chia sẻ thông tin sẽ đem đến nhiều lợi ích. Chúng tôi xin phép được giới thiệu những nội dung cần chia sẻ vào giai đoạn này.
1. Làm rõ kế hoạch phát triển
Để đảm bảo hệ thống hoàn thành đúng kỳ hạn thì cần phải làm rõ kế hoạch phát triển (bao gồm các milestone). Ngoài ra, cũng cần quyết định hình thức xác nhận tiến độ để theo dõi việc phát triển có đang tiến triển theo dự định hay không.
2. Làm rõ phạm vi công việc
Tùy doanh nghiệp mà nội dung công việc, sản phẩm v.v của các công đoạn sẽ khác nhau. Nếu khi bắt đầu dự án, làm rõ được nội dung công việc của từng công đoạn thì sẽ có thể phòng tránh trước được những sai lệch trong các công đoạn.
3. Chia sẻ thuật ngữ chuyên dụng/làm rõ và chia sẻ quy tắc đặt tên
Mục đích của việc này là để tiêu chuẩn hóa quy tắc đặt tên cho các loại tên sử dụng khi phát triển, hiểu rõ quy cách của kết quả của công đoạn phân tích yêu cầu/phân tích hệ thống và tạo ra được các sản phẩm ở các công đoạn sau đó một cách hiệu quả. Việc này rất có ích cho công ty phát triển offshore để đọc hiểu được tài liệu thiết kế được viết bằng những từ ngữ không quen và để tạo tài liệu thiết kế sau đó. Thêm vào đó, việc làm rõ trước quy tắc đặt tên/thuật ngữ đối với phía công ty phát triển offshore cũng nhằm đạt được những mục đích sau.
・Nâng cao mức độ lý giải tài liệu thiết kế mà phía ủy thác cung cấp
・Nâng cao chất lượng của công đoạn tạo tài liệu quy cách của công ty phát triển Offshore
・Sử dụng để kiểm tra khi nghiệm thu Phía ủy thác cũng có thể sử dụng khi lý giải, review tài liệu thiết kế mà có tình trạng dùng sai tiếng Nhật hoặc giải thích không đầy đủ.
4. Làm rõ chức năng chung
Mục đích là để nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu suất phát triển. Cụ thể thì phía công ty phát triển offshore thường sẽ có khuynh hướng như bên dưới, nên cần tránh những cách làm này.
・Copy & paste lại sample được cung cấp hay kết quả phát triển đã tạo ban đầu, sau đó chỉnh sửa lại và xem như là sản phẩm hoàn chỉnh.
・Kết quả của việc thiết kế và coding được thực hiện bằng cách copy&paste là sẽ tạo ra nhiều chức năng giống nhau mà lẽ ra có thể làm thành component chung/chức năng chung/module đa năng.
5. Làm rõ mức độ viết tài liệu
Trường hợp cần giao sản phẩm của phía công ty phát triển offshore cho khách hàng thì cần phải làm rõ mức độ mô tả các tài liệu. Đối với tài liệu thiết kế chi tiết, Q&A, tài liệu kết quả test (cần/không cần evidence, mức độ chi tiết) v.v, thì nếu chỉ định hình thức trước sẽ giảm được sự không đồng nhất, giảm được số giờ. Cả mức độ mong muốn mô tả đối với xử lý exception/xử lý lỗi cũng nên được đưa vào sample một cách thích hợp.
6. Làm rõ mức độ chi tiết của công đoạn test
Cùng với việc làm rõ mức độ viết tài liệu, nếu làm rõ được mức độ chi tiết khi test sẽ phòng tránh được nhiều sai sót.
7. Làm rõ phần chưa quyết định quy cách
Vì nhiều lý do như kỳ hạn phát triển không đủ v.v, mà cũng có nhiều trường hợp ủy thác cho phía offshore ở trạng thái vẫn còn nhiều phần quy cách phía chưa xác định ở các công đoạn do phía Nhật Bản phụ trách như phân tích yêu cầu ~ phân tích hệ thống ~ thiết kế architect. Đối với phần chưa quyết định quy cách trong sản phẩm thì nếu truyền đạt rõ trước là chưa quyết định thì có thể phòng tránh được sự nhầm lẫn.
8. Làm rõ môi trường phát triển, môi trường test
Mục đích của việc làm rõ thông tin môi trường phát triển, môi trường test, chẳng hạn như OS, Database, ngôn ngữ lập trình, framework, IDE, tool sử dụng, browser sử dụng, độ phân giải màn hình, thông tin version v.v là nhằm tránh phát sinh sai khác trong môi trường phát triển, môi trường test ở phía công ty phát triển offshore.
Việc sai khác nếu có sẽ dẫn đến thao tác làm lại. Trường hợp phát hiện càng trễ thì chi phí làm lại càng nhiều. Tình huống xấu nhất là không thể hoàn thành hệ thống đúng kỳ hạn.
Do đó, cần phải chia sẻ đầy đủ thông tin và chắc chắn công ty phát triển offshore đã nhận thức đúng.
9. Làm rõ quy định phát triển
Nếu có những quy dịnh phát triển như là coding convention v.v thì cũng cần làm rõ với phía công ty phát triển offshore sớm để tránh phát sinh thao tác làm lại.
Khi bắt đầu dự án mới thì nhất định phải yêu cầu phía phát triển offshore tạo ít nhất là một program mẫu để kiểm tra. Tốt nhất là khi đó nên kiểm tra cả mức độ nhận thức và mức độ lý giải.
Đối với công ty phát triển offshore, khi phát triển thì sẽ dễ phát sinh vấn đề sau do giao tiếp bằng ngôn ngữ không quen thuộc.
・(Phía công ty ủy thác) Khó nắm được mức độ lý giải của công ty phát triển offshore
・(Phía công ty phát triển offshore) Lý giải không đúng
Mục đích của việc kiểm tra nhiều lần là để giải quyết vấn đề tiến hành công việc khi hai bên chưa xác nhận với nhau những nội dung liên quan, dẫn đến những hiểu lầm giữa hai bên không được giải quyết. Nếu phó thác toàn bộ dự án cho phía offshore thì sẽ có khả năng sản phẩm không được hoàn thành, hoặc là chất lượng sản phẩm không tốt. Vì vậy, cần kiểm tra đầy đủ những nội dung này. Nếu phía Nhật Bản thực hiện kiểm tra một cách thích hợp thì có thể nâng cao được chất lượng sản phẩm và giảm được số giờ phát triển. Điểm mấu chốt khi hợp tác với công ty phát triển offshore chính là phải đảm bảo thời gian và nhân sự sẽ thực hiện kiểm tra ở phía Nhật Bản phù hợp với quy mô dự án.
Tùy vào quốc gia mà cách suy nghĩ, văn hóa sẽ khác nhau nên khâu chuẩn bị trước rất quan trọng. Nếu cứ nghĩ đây là chuyện đương nhiên ai cũng sẽ làm, nên không làm rõ trước thì sẽ rất dễ phát sinh sự sai lệch trong sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, như chúng tôi đã có giới thiệu ở phần đầu, tùy theo quy trình làm việc của đối tác mà mức độ cần thiết của khâu này sẽ khác nhau. Nếu là đối tác đã có kinh nghiệm phát triển offshore phong phú thì sẽ thường không tự tiện phán đoán mà sẽ xác nhận bằng QA rồi mới tiến hành.
Chúng tôi đã giới thiệu chỉ một số điểm trọng yếu để phòng tránh những sai sót dễ xảy ra khi phát triển offshore. Những nội dung này cũng đã được mô tả chi tiết trong Hướng dẫn ứng dụng UML cho phát triển offshore nên nếu quý khách có quan tâm thì hãy xác nhận nhé.
Vì sao nên phát triển hệ thống tại Việt Nam?