Giao tiếp để phát triển offshore thành công 「Trước hết, hãy thử một lần xem sao」 – Một lời khuyên phát triển offshore từ góc nhìn thực tế (Phần cuối)

Xem lại Phần đầu tại đây.

Ở phần trước, chúng tôi đã trao đổi về phương pháp phát triển thực tế và một số dự án cụ thể đã hợp tác cùng Allexceed Việt Nam.

Trong phần tiếp theo này, chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu hơn về sự khác biệt so với phát triển với Nhật Bản cũng như tổng quan về phát triển offshore tại Allexceed Việt Nam.

PHÁT TRIỂN OFFSHORE LÀ MÔ HÌNH CÓ THÊM “PHASE PHÁT TRIỂN” Ở VIỆT NAM

Theo góc nhìn của anh, điều gì là sự khác biệt rõ rệt nhất giữa việc phát triển với nguồn lực nội bộ và phát triển offshore với Allexceed Việt Nam?

Sự khác biệt dễ nhận thấy nhất chính là ngôn ngữ.

Khi phát triển trong nước, ngay cả những nội dung nhỏ cũng có thể được trao đổi nhanh chóng bằng lời nói.

Tuy nhiên, với phát triển offshore, cần có khâu phiên dịch hoặc biên dịch, vì vậy quá trình giao tiếp đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chủ động hơn.

Ngoài ra, khi phát triển hoàn toàn bằng nguồn lực nội bộ, toàn bộ quy trình thường liền mạch từ khởi động cho đến bàn giao sản phẩm.

Trong khi đó, với mô hình phát triển offshore, có thêm một giai đoạn phát triển diễn ra tại Việt Nam, khiến cho quy trình được chia thành hai bước rõ ràng.

 Thật lòng mà nói, nếu chỉ so sánh về tốc độ phát triển thì đôi lúc tôi cảm thấy phát triển trong nước nhanh hơn.

Tuy nhiên, ấn tượng này cũng xuất phát từ thực tế là công ty chúng tôi đã xây dựng được một đội ngũ kỹ sư nội bộ ổn định, cũng chính nhờ đó mà chúng tôi có thể thực hiện những đối ứng cần ưu tiên tốc độ.

Dù vậy, khi hợp tác offshore trong mối quan hệ dài hạn, tôi cảm nhận rõ rằng khi các thuật ngữ chuyên ngành và bối cảnh nghiệp vụ dần được chia sẻ đầy đủ, thì tốc độ xử lý công việc cũng dần được tăng trưởng một cách tự nhiên.

CHIA SẺ TỔNG THỂ NGAY TỪ GIAI ĐOẠN ĐẦU DỰ ÁN

Có ý kiến cho rằng phát triển offshore thường đi kèm với chất lượng thấp. Quan điểm của anh về vấn đề này như thế nào?

Hiện tại, chúng tôi đánh giá chất lượng phát triển đã đạt đến một mức độ rất cao. Tuy nhiên, thực tế trong quá khứ cũng từng có những vấn đề liên quan đến chất lượng, và chúng tôi đã từng bước triển khai các biện pháp cải thiện.

Về chiến lược dài hạn, mỗi khi phát sinh vấn đề liên quan đến chất lượng, chúng tôi đều thực hiện đánh giá và xem xét kỹ lưỡng như một phần trong quá trình cải tiến nghiệp vụ.

Còn về giải pháp ngắn hạn, chúng tôi điều chỉnh theo đặc điểm cụ thể của từng dự án: trước tiên chuẩn bị tài liệu chỉ dẫn rõ ràng, sau đó mới đưa yêu cầu phát triển.

Tuy nhiên, nếu chỉ truyền đạt phần yêu cầu chức năng một cách đơn thuần, mà không chia sẻ về bối cảnh và mục đích đằng sau hệ thống, thì rất dễ xảy ra hiểu nhầm. Vì vậy, trong giai đoạn đầu của dự án, chúng tôi luôn cố gắng truyền đạt rõ ràng “Tại sao lại xây dựng hệ thống này?”, “Bối cảnh nghiệp vụ là gì?” để các bên cùng nắm được toàn cảnh dự án.

Bên cạnh đó, mọi sản phẩm đầu ra sau khi được giao đều được phía Nhật triệt để thực hiện theo quy trình: kiểm tra và xác nhận kỹ lưỡng, rồi mới tiến hành các bước triển khai đến end user.

Kết quả của những nỗ lực đó là đến nay chúng tôi đã xây dựng được một mô hình hợp tác offshore ổn định, có thể yên tâm giao phó.

Tất nhiên, vì không phải lúc nào cũng tiếp tục phát triển cùng một hệ thống, nên việc so sánh chất lượng giữa các dự án có thể không đơn giản. Nhưng nếu cùng một nhóm tham gia liên tục vào một dự án, thì theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, và chúng tôi thực sự cảm nhận được rằng tốc độ xử lý công việc cũng ngày càng được nâng cao rõ rệt.

NGUỒN NHÂN LỰC PHONG PHÚ VÀ TRÌNH ĐỘ KỸ NĂNG CAO GÓP PHẦN TẠO RA TỐC ĐỘ XỬ LÝ CÔNG VIỆC

Theo anh, lợi thế của việc phát triển phần mềm offshore tại Việt Nam là gì?

Trước hết, việc này có liên quan đến chi phí.

Tất nhiên, giá thành sản phẩm ở Việt Nam đang tăng, nhưng tôi nghĩ vẫn còn khá thấp so với giá thuê kỹ sư Nhật Bản.

Ngoài ra, tôi cảm thấy việc tuyển dụng người phát triển và kỹ sư tại Nhật Bản hiện nay ngày càng khó khăn hơn.

Ngược lại, tôi ấn tượng khi Việt Nam có nguồn nhân lực CNTT dồi dào và về mặt kỹ năng, có rất nhiều thành viên trẻ có kiến ​​thức chuyên môn tại các trường đại học v.v…Đó là lợi thế lớn của phía Việt Nam.

Gần đây, có nhiều ý kiến ​​cho rằng việc tuyển dụng nhân sự CNTT tại Nhật Bản đang ngày càng khó khăn hơn, phải không?

Thành thật mà nói, ngay cả khi tuyển dụng kỹ sư tại Nhật Bản, cũng không có nhiều người tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thông tin tại trường đại học, ngoài ra cũng có nhiều người không có kinh nghiệm lập trình hoặc vốn dĩ họ là người xuất thân từ ngành xã hội nữa.

Về mặt này, đối với phía Việt Nam, nếu không tốt nghiệp từ một trường đại học có liên quan đến hệ thống và có trình độ kiến ​​thức, kỹ năng chuyên môn nhất định thì sẽ không được tuyển dụng. Vì vậy, tôi nghĩ có thể nói rằng họ là “những người được chọn” khi nói đến phát triển hệ thống.

Đó là lý do tại sao chúng tôi cảm thấy rằng việc có nguồn nhân lực có tay nghề cao dồi dào là một lợi thế rõ ràng so với việc chỉ theo đuổi phát triển tại Nhật Bản.

Về chất lượng thì thật khó để so sánh một cách chung chung, nhưng ít nhất hiện tại, đối với Allexceed Việt Nam, mọi việc đang được thực hiện trong một hệ thống vững chắc nên tôi hoàn toàn không có lo ngại gì về mặt chất lượng.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là “vì là Việt Nam nên chất lượng tốt “, mà tôi nghĩ rằng “vì là Allexceed Việt Nam nên có thể yên tâm giao phó”.

Về tốc độ, tuy khó có thể nói một cách chung chung, nhưng việc có nguồn nhân lực phong phú giúp có thể bắt tay vào phát triển ngay sau khi nhận được yêu cầu chính là một lợi thế lớn.

Khi bắt đầu một dự án mới ở Nhật Bản, đôi khi không có sẵn nhân lực phù hợp với công nghệ mà dự án yêu cầu, nên kết quả là phát triển offshore lại có thể xử lý nhanh hơn. Vì vậy, tôi cảm nhận được có lợi ích thực tế về mặt tốc độ.

Tất nhiên, việc đó có thể thực hiện được hay không còn tùy thuộc vào tình hình cụ thể, nhưng tôi nghĩ rằng giữa việc chỉ làm ở Nhật và việc tận dụng các công ty offshore tại Việt Nam, có một sự khác biệt rất lớn.

Ngay cả về kỹ năng hay ngôn ngữ lập trình, cũng có khả năng tại Việt Nam có những nhân sự thành thạo những ngôn ngữ mà phía Nhật không sử dụng.

Theo nghĩa đó, việc có thể mở rộng phạm vi tuyển dụng và đảm bảo sự đa dạng về kỹ năng là một lợi thế rất lớn.

Tôi cho rằng chính sự dồi dào về nhân lực và trình độ kỹ năng cao sẽ dẫn đến việc cải thiện tốc độ thực hiện công việc.

CÓ NHỮNG PHẦN SẼ KHÔNG XỬ LÝ ĐƯỢC NẾU VẪN GIỮ NGUYÊN MÔ HÌNH CỦA WATERFALL

Xin anh chia sẻ những thách thức và kỳ vọng đối với ALEXEED VIETNAM trong thời gian tới.

Thách thức sau này mà tôi đang cảm nhận là làm sao có thể đạt được sự cân bằng giữa “tốc độ” và “tính linh hoạt.”

Về chất lượng, hiện nay đã được cải thiện rất nhiều và hoàn toàn có thể đánh giá cao. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng đó, hiện vẫn đang phải tốn khá nhiều thời gian và nhân lực, nên phần nào đang làm giảm tốc độ triển khai.

Chúng tôi muốn tiến hành xem xét lại, chẳng hạn như tận dụng AI và các công cụ hỗ trợ, để có thể giảm bớt nguồn lực cho việc test, từ đó chuyển nguồn lực sang phía phát triển nhưng vẫn đảm bảo chất lượng.

Về tính linh hoạt, cho đến nay, chúng tôi vẫn đang theo mô hình phát triển kiểu waterfall, nhưng trong bối cảnh thế giới đang dần chuyển sang phong cách phát triển agile, thì việc tiếp tục giữ nguyên waterfall có thể sẽ không còn phù hợp trong tương lai.

Dù việc chuyển sang phát triển theo hướng agile ngay lập tức là điều không dễ, nhưng tôi hy vọng rằng chúng ta có thể từng bước thích nghi với cách làm việc đa dạng hơn, như rút gọn những phần có thể rút gọn, sắp xếp độ ưu tiên và phản ứng linh hoạt tùy theo tình huống.

CHỈ CẦN BẠN CHỦ ĐỘNG NGHĨ: [CỨ THỬ MỘT LẦN XEM SAO].

CÒN VIỆC TIẾN HÀNH THẾ NÀO THÌ ALLEXCEED VIỆT NAM SẼ GIÚP BẠN ĐỀ XUẤT CỤ THỂ.

Với các công ty đang muốn bắt đầu triển khai offshore, anh có lời khuyên nào dành cho họ không?

Tôi nghĩ bản thân mình có khá nhiều kinh nghiệm trong ủy thác ra bên ngoài, nhưng đối với các công ty chưa từng thực hiện offshore thì có lẽ họ hoàn toàn không biết nên bắt đầu từ đâu.

Tuy nhiên, tôi nghĩ không cần phải lo lắng về điều đó, cứ giữ tinh thần “thử làm một lần xem sao” là được rồi.
Còn cách triển khai cụ thể thế nào thì ALEXEED Việt Nam sẽ đưa ra đề xuất rõ ràng cho bạn.

Nói một cách cực đoan, bạn có thể thử bằng một dự án nhỏ, kiểu spot task trước. Nếu thấy không phù hợp thì có thể dừng lại, không sao cả.
Vì vậy, việc thử làm một lần là một lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Trong lúc bạn còn đang suy nghĩ thì thời gian cứ trôi qua. Chính vì vậy, tôi cho rằng lựa chọn thử trước một lần là một cách tiếp cận rất hiệu quả.

Dĩ nhiên, có thể bạn sẽ cân nhắc lựa chọn tuyển dụng kỹ sư tại Nhật hay đặt hàng thuê phía Nhật Bản. Nhưng về chi phí thì offshore chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều.

Ngoài ra, việc phát triển phần mềm tại Nhật thường mất nhiều thời gian để bắt đầu, từ việc tìm kiếm nhà thầu cho đến khởi động dự án. Trong khi đó, phía Việt Nam hoạt động rất nhanh chóng. Như đã nói ở trên, tốc độ chính là một trong những lợi thế lớn của offshore.

Vì vậy, tôi muốn nói rằng: “Cứ thử sử dụng phát triển offshore xem sao”.

Một điểm nữa, không chỉ là về công việc mà còn là sự thú vị riêng của offshore: làm việc cùng những người đến từ một nền văn hóa khác, giao tiếp và phối hợp với họ trong công việc mang lại cảm giác mới mẻ và vui vẻ.

Tôi cảm nhận được rằng đây không chỉ là phần thú vị mà còn là phần mang lại nhiều động lực và thử thách đáng để nỗ lực.
Từ nãy đến giờ, anh đã truyền tải được sự linh hoạt và nỗ lực của anh trong việc xây dựng và duy trì giao tiếp hiệu quả.

Ngày trước, thường có tình trạng là chúng tôi cứ nghĩ bên đối tác đã bắt đầu phát triển rồi, nhưng thực tế thì chưa tiến triển gì cả.

Ví dụ, khi dùng các công cụ như Redmine để trao đổi bằng comment, nhưng bên tôi thì nghĩ “đã truyền đạt rồi”, bên họ thì nghĩ “đã ghi chú rồi nên chắc đã hiểu”, dẫn đến việc không ai xác nhận lại với ai và mọi thứ bị bỏ lơ.

Kết quả là, thời hạn giao hàng không khớp với khách hàng, hoặc khi phát hiện thì đã quá muộn, không thể cứu vãn được nữa.

Từ những kinh nghiệm đó, giờ đây chúng tôi rất chú ý xem lại cách thức giao tiếp.

Chẳng hạn, nếu tôi comment mà không có phản hồi thì tôi sẽ chủ động hỏi lại, và các kỹ sư bên bạn cũng không xem “đã liên lạc một lần là ok” mà nếu không nhận được trả lời thì sẽ hỏi lại thêm lần nữa.

Cả hai bên đều ý thức tránh giao tiếp một chiều là điều rất quan trọng.

Ngoài ra, giao tiếp từ giai đoạn chuẩn bị dự án cũng được coi trọng.

Những việc như “hãy học trước nội dung này”, “hãy chuẩn bị phân công người phụ trách trước ngày này”, “dự án khác kết thúc ngày này nên sau đó sẽ tham gia”… đều được chia sẻ rõ ràng về tiến độ và kế hoạch trước.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và chia sẻ thông tin cẩn thận trong suốt quá trình thực hiện, sẽ giúp tránh các rắc rối và cả hai bên đều có thể yên tâm tiến hành công việc.

Nếu biết chuyên tâm và sáng tạo, phương pháp phát triển offshore còn có thể tốt hơn so với phát triển ở Nhật. Lý do là vì các Kỹ sư Việt Nam phần lớn đều là các bạn trẻ và có trình độ kỹ thuật cao.

Đây thực sự là những chia sẻ rất riêng và sâu sắc từ anh Nakai – người đã có nhiều năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm offshore.

Rất mong tiếp tục nhận được sự hợp tác từ anh trong thời gian tới.

Xin chân thành cảm ơn anh vì những chia sẻ quý báu này.