Giao tiếp để phát triển offshore thành công -「Trước hết, hãy thử một lần xem sao」 – Một lời khuyên phát triển offshore từ góc nhìn thực tế (Phần đầu)

Các vấn đề mà khách hàng gặp phải

• Việc tuyển dụng kỹ sư ngày càng khó khăn, đặc biệt là những nhân sự có trình độ cao.
• Không thể đáp ứng nhu cầu chỉ với nguồn lực nội bộ.

Giải pháp của chúng tôi

• Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ.
• Chia sẻ tổng quan toàn bộ quá trình phát triển.

Thành quả sau những nỗ lực của chúng tôi

• Chúng tôi đã có thể phát triển với chất lượng cao và ổn định, được khách hàng yên tâm giao phó.

Công ty cổ phần Allexceed – là công ty mẹ của Allexceed Việt Nam – đã tham gia vào phát triển phần mềm trong nhiều năm.

Đối với Allexceed Việt Nam, công ty cổ phần Allexceed vừa là doanh nghiệp trong cùng tập đoàn, vừa là khách hàng thường xuyên đặt hàng phát triển.

Công ty cổ phần Allexceed bắt đầu triển khai mô hình phát triển offshore tại Việt Nam từ khoảng năm 2006, khi đó họ đã cử nhân viên sang làm việc tại Việt Nam và ủy thác phát triển cho công ty địa phương. Đến năm 2009 thì thành lập công ty Allexceed Việt Nam – là một công ty con với 100% vốn Nhật Bản và tiến hành ủy thác phát triển.

Lần này, chúng tôi đã có cơ hội phỏng vấn anh Nakai – người phụ trách phát triển tại công ty này – để chia sẻ những câu chuyện thực tế mà chỉ những người vừa là bên đặt hàng, vừa là đối tác mới hiểu rõ.

Chào anh, anh có thể chia sẻ ngắn gọn về nội dung công việc của anh và công ty không?

Chúng tôi chủ yếu phát triển hệ thống trong ba lĩnh vực: truyền hình cáp (CATV), y tế và logistics/sản xuất.

Bản thân tôi hiện là Phó phòng phát triển cho mảng truyền hình cáp. Dù là quản lý, nhưng tôi cũng tham gia nhiều vào các công đoạn đầu của dự án, với vai trò như một PM (Quản lý dự án).

Đối với dự án phát triển với công ty Allexceed Việt Nam, tôi phụ trách quản lý tiến độ, điều phối liên kết và điều chỉnh khối lượng ủy thác phó tổng thể.

Tôi nghĩ số lượng dự án mà chúng tôi đã thực hiện cùng Allexceed Việt Nam lên đến hàng trăm dự án, bao gồm cả lớn và nhỏ.

Quy trình phát triển với Allexceed Việt Nam thực tế diễn ra như thế nào?

Về cơ bản, các công đoạn đầu như: định nghĩa yêu cầu, trao đổi với end user, sẽ do chúng tôi đảm nhận. Còn phần phát triển và test được ủy thác cho Allexceed Việt Nam.

Tuy nhiên, cũng có khi chúng tôi tự phát triển, có khi ủy thác cho Allexceed Việt Nam đến cả khâu thiết kế chi tiết hay thiết kế chương trình.

Chúng tôi linh hoạt trong ủy thác tùy theo dự án, chủ yếu tập trung vào phát triển và test, nhưng cũng có khi bao gồm các công đoạn đầu.

LUÔN Ý THỨC RÕ VỀ VIỆC CẦN TRAO ĐỔI, GIAO TIẾP GIỮA HAI BÊN

Anh có thường xuyên giao tiếp với Allexceed Việt Nam không?

Chúng tôi kết nối chặt chẽ qua các cuộc họp Zoom định kỳ.

Tùy từng dự án mà tần suất và nội dung họp sẽ khác nhau. Có dự án họp hai tuần một lần, có dự án sẽ họp hàng tuần. Ngoài ra, mỗi thứ sáu đều có cuộc họp của cấp quản lý.

Bên cạnh đó, còn có những buổi họp đột xuất như: Họp xem xét đánh giá lại công việc, Họp giải thích và các buổi học nhóm.

Và cả những cuộc họp được tổ chức với quy mô rộng hơn như: họp cải tiến quy trình phát triển v.v…

Vậy là hai bên đang giao tiếp khá mật thiết nhỉ?

Vâng, chúng tôi luôn ý thức để chủ động cùng nhau trao đổi.

Bình thường thì họp online, nhưng mỗi năm tôi cũng ghé thăm văn phòng ở Việt Nam 2-3 lần để thảo luận với PM hay Leader của Allexceed Việt Nam.

Ngược lại, đôi khi nhân viên của Allexceed Việt Nam cũng đến công ty chúng tôi để trao đổi ý kiến nhằm cải thiện quy trình.

Những lúc đó, cả hai bên đều giữ lập trường “cùng nhau cải thiện để mọi thứ tốt hơn”, nên chúng tôi không chỉ đơn thuần là chỉ ra vấn đề,

mà luôn nỗ lực hợp tác để cùng nhau cải tiến.

Anh có thể cho biết trong quá trình phát triển, việc quản lý dự án được thực hiện như thế nào không?

Trước đây dùng Redmine, nhưng giờ đã chuyển sang Backlog.

Backlog linh hoạt hơn vì phí tính theo không gian sử dụng chứ không giới hạn số lượng tài khoản.

Các liên lạc nhỏ hằng ngày đều sử dụng Slack.

Không cần chuẩn bị công cụ đặc biệt mà công việc diễn ra vẫn suôn sẻ, anh nhỉ?

Backlog và Slack có giao diện trực quan, dễ hiểu và có thể chuyển sang tiếng Anh.

Hầu như không có thao tác nào phức tạp, nên cũng không gặp khó khăn gì đặc biệt.

Chúng tôi cũng không cần phải sử dụng thêm công cụ nào dành riêng cho việc trao đổi với Allexceed Việt Nam, cũng như không cần dùng đến những công cụ không hỗ trợ tiếng Nhật.

Anh có giao tiếp trực tiếp với kỹ sư Việt Nam không?

Vâng, có chứ. Tôi giao tiếp trực tiếp bằng Slack, nhưng bản thân tôi thì không dùng tiếng Việt.

Mỗi dự án đều có người phiên dịch tham gia vào kênh Slack. Khi đăng tải nội dung gì, tôi chỉ cần gắn mention, người đó sẽ hỗ trợ dịch ngay.

SAU KHI CÔNG VIỆC TẠI VIỆT NAM KẾT THÚC, CÁC NỘI DUNG ĐÃ ĐƯỢC DỊCH TRONG BUỔI SÁNG

Có vấn đề gì trong giao tiếp không anh?

Ban đầu cũng có những lúc không suôn sẻ, nhưng chúng tôi đã khắc phục bằng cách tăng tần suất các buổi họp.

Do sự khác biệt về kỹ năng phiên dịch tùy theo từng người nên trước đây cũng có lúc gặp khó khăn trong giao tiếp. Nhưng gần đây thì hầu như không còn gặp vấn đề lớn nào nữa.

Tuy nhiên, trong những dự án có nhiều thuật ngữ chuyên ngành, từ ngữ đặc thù của ngành hoặc từ chuyên môn trong lĩnh vực IT, thì giai đoạn khởi đầu đôi khi chưa được trôi chảy. Nhưng việc này cũng giống như khi làm việc giữa người Nhật với nhau thôi.

Khi dự án tiến triển, mọi người cập nhật kiến thức nên không còn trở ngại nữa.

Đội dịch thuật cũng có ở Tokyo, nên việc dịch các nội dung qua Slack hay Backlog đều được thực hiện theo cơ cấu chuyên biệt, nhanh chóng, không gặp tình trạng gặp khó khăn do việc dịch thuật bị chậm trễ.

Không chỉ qua chat, mà cả trong trao đổi trên Backlog hay chia sẻ tài liệu thiết kế, hầu như không bao giờ rơi vào tình trạng “đang chờ dịch”.

Phần lớn đều được dịch rất nhanh, và gần đây tôi hoàn toàn không cảm thấy “dịch chậm quá” hay điều gì tương tự.

Phía Nhật Bản cũng đã tận dụng tốt sự chênh lệch múi giờ để giúp quá trình dịch thuật diễn ra suôn sẻ.

Cụ thể, tại Tokyo cũng có phiên dịch viên, các bạn này bắt đầu làm việc từ rất sớm vào buổi sáng, nên ngay cả những công việc sau khi công ty bạn kết thúc vào hôm trước cũng thường được dịch xong vào buổi sáng hôm sau.

Thực tế, có những comment trên Backlog được dịch xong từ sáng sớm – cho thấy sự phối hợp rất nhịp nhàng và mọi việc diễn ra cực kỳ suôn sẻ.

Tôi thực sự cảm thấy việc này rất tuyệt vời.

DỰ ÁN MỜI THÀNH VIÊN VIỆT NAM SANG NHẬT

Cho đến nay, bên anh đã thực hiện hàng trăm dự án phát triển với Allexceed Việt Nam. Vậy có dự án nào để lại ấn tượng đặc biệt với anh không?

Vì đã thực hiện một số lượng rất lớn các dự án phát triển, nên nếu nói có dự án nào thực sự để lại ấn tượng sâu sắc cho tôi không thì cũng hơi khó (cười).

Tuy nhiên, trong số đó, có một dự án vẫn để lại ấn tượng đặc biệt với tôi.

Cụ thể, nội dung của dự án là thay thế một ứng dụng nghiệp vụ vốn được vận hành trên nền tảng Kintone thành hệ thống do công ty chúng tôi phát triển.

Hơn nữa, do phía công ty chúng tôi lúc đó cũng đang thiếu nguồn lực, nên chúng tôi đã phải nhờ Allexceed Việt Nam đảm nhận cả những công đoạn ở giai đoạn đầu, chẳng hạn như thiết kế v.v…

Khi đó, PM và Leader của Allexceed Việt Nam đã sang Nhật để cùng chúng tôi tiến hành thiết kế trong vài tháng.

Chúng tôi đã nhờ bên bạn đảm nhận cả phần thiết kế – vốn là phần mà thông thường bên tôi không ủy thác – đồng thời cũng nhờ bên bạn cùng thực hiện công đoạn phát triển với bên tôi.

Thế nhưng, đây là một dự án có độ khó cao nên cũng phát sinh nhiều vấn đề về khối lượng công việc và chất lượng.

Tuy nhiên, việc các bạn đã cất công sang tận Nhật Bản để cùng chúng tôi thiết kế và phát triển thực sự để lại ấn tượng sâu sắc.

Và đây cũng là dự án vô cùng đáng nhớ đối với tôi. Nó thể hiện sự đồng hành của hai bên công ty chúng ta từ khâu thiết kế đến phát triển,

trong bối cảnh gặp nhiều khó khăn như dự án có quy mô lớn, thời hạn giao hàng gấp, thiếu hụt nhân lực v.v…

Việc mời các thành viên sang Nhật cùng tham gia phát triển cũng cho thấy quy mô đáng kể của dự án.

Từ trải nghiệm đó, anh có rút ra được điểm gì có thể áp dụng để cải thiện quy trình làm việc không?

Vâng, một trong những điểm cải thiện lớn nhất mà chúng tôi rút ra được, đó chính là việc “thiết lập các cuộc họp định kỳ”.

Trước khi dự án bắt đầu, chúng tôi còn chưa có một lịch họp cố định nào. Tuy nhiên, khi tạo ra không gian để thường xuyên cập nhật tiến độ và chia sẻ những khó khăn gặp phải,

chúng tôi đã có thể trao đổi và xử lý vấn đề một cách kịp thời, ngay tại thời điểm phát sinh.

Nếu không có vấn đề gì, cuộc họp sẽ kết thúc một cách suôn sẻ. Qua nhiều lần thực hiện, khuôn mẫu họp cũng dần được định hình rõ ràng hơn,

giúp chúng tôi vừa chia sẻ được thông tin hai chiều vừa hình thành một cơ chế phát triển hiệu quả.

Ngoài ra, chúng tôi cũng nhận thấy hiệu quả rõ rệt khi mời cả các thành viên kỹ thuật của Allexceed Việt Nam (chứ không chỉ người quản lý) tham gia vào các cuộc họp.

Nhờ đó, cảm giác “đang cùng nhau phát triển một hệ thống” trở nên rõ ràng hơn, và sự gắn kết, trao đổi giữa hai bên cũng được nâng cao một cách đáng kể.

Đó chính là lý do các cuộc họp phối hợp với đội ngũ tại Việt Nam trở nên quan trọng, như anh đã đề cập trước đó phải không?

Khi dự án có quy mô lớn và liên quan đến nhiều người, rất dễ xuất hiện tâm lý kiểu như “phần đó không liên quan đến mình”, điều đó làm giảm cảm giác gắn kết trong toàn bộ nhóm.

Đặc biệt là trong những giai đoạn khó khăn, tình trạng này lại càng dễ xảy ra.

Chính vì vậy, việc tổ chức các cuộc họp định kỳ, nơi mọi thành viên cùng hiện diện để chia sẻ tiến độ và thảo luận các vấn đề, đã giúp chúng tôi thống nhất quan điểm, ý thức nên tôi thực sự cảm nhận được hiệu quả rõ rệt đó.

Xem tiếp Phần cuối>>>