Lần này, chúng tôi đã phỏng vấn anh S—người có nhiều kinh nghiệm tham gia các dự án phát triển offshore cùng ALLEXCEED VIỆT NAM—về những nỗ lực đã triển khai, cách xây dựng quan hệ tin cậy và kỳ vọng trong tương lai.

ーTrước hết, vui lòng giới thiệu tổng quan về công ty của anh và về anh S.
Công ty chúng tôi phụ trách phát triển hệ thống và chiến lược số, thúc đẩy chuyển đổi số trên nhiều lĩnh vực như giải pháp thông tin cho các công ty trong tập đoàn, an ninh, giáo dục và y tế.
Tôi phụ trách quản lý các dự án phát triển hệ thống Web, ứng dụng smartphone và các dự án migration hệ thống legacy.
Vì phát triển là lĩnh vực quan trọng liên quan đến hoạt động của toàn tập đoàn, tại hiện trường chúng tôi luôn chú trọng chất lượng, tốc độ và giao tiếp để thúc đẩy dự án mỗi ngày.

Giao tiếp chắc chắn bằng tiếng Nhật là yếu tố quyết định

Xin cho biết bối cảnh bắt đầu phát triển offshore.
Vốn dĩ công ty có vài trăm kỹ sư và cơ chế phát triển khép kín nội bộ, nên nguyên tắc là tự xử lý trong công ty.
Tuy nhiên, từ khoảng những năm 2010, chúng tôi bắt đầu phát triển offshore để cắt giảm chi phí.
Khi đó chênh lệch giá giữa Nhật Bản và Việt Nam khá lớn, trở thành động lực ban đầu.
Thực tế chúng tôi đã so sánh giữa Việt Nam và Trung Quốc, và hiện đang triển khai offshore ở cả hai nước.

Cơ duyên nào dẫn đến việc ủy thác cho ALLEXCEED VIỆT NAM?
Thực ra trước khi hợp tác với quý công ty, chúng tôi đã phát triển offshore với một doanh nghiệp phát triển hệ thống nội địa tại Việt Nam.
Tuy nhiên, trong quá trình phát triển chúng tôi cảm nhận một số vấn đề và quan tâm đến việc “các công ty khác đang triển khai offshore như thế nào”.
Đồng thời, chúng tôi cũng muốn so sánh giữa offshore với doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp Nhật, nên đã cân nhắc quý công ty như một ứng viên và tiến tới hợp tác.

Trong số nhiều doanh nghiệp offshore, yếu tố quyết định lựa chọn ALLEXCEED VIỆT NAM là gì?
Ban đầu chúng tôi tìm kiếm một số công ty phát triển hệ thống của Nhật, và lý do lớn nhất là quý công ty có thể giao tiếp tiếng Nhật tốt.
Cảm giác an tâm đến từ việc người phụ trách người Nhật tích cực tham gia hỗ trợ dự án.
Thêm vào đó, các IT Communicator của quý công ty xử lý rất tốt, giúp duy trì giao tiếp rõ ràng.
Đây là điều khó tránh, nhưng trong offshore thường xảy ra tình trạng ý định không được truyền đạt đầy đủ và câu chuyện không khớp.
Tuy nhiên, IT Communicator của quý công ty luôn xác nhận nội dung mỗi khi trao đổi, nên hiếm khi rơi vào tình trạng “không truyền đạt được”.
Dù giai đoạn đầu có lúc bối rối vì không rõ điều muốn truyền đạt là báo cáo hay tham vấn, nhưng hiện đã cải thiện đáng kể.
Việc nói rõ “xin phép tạm dừng để dịch lại” cũng khiến việc phối hợp trở nên dễ dàng.

Có thể nói yếu tố then chốt là cảm giác an tâm?
Đúng vậy.
Tất nhiên chất lượng và chi phí cũng quan trọng, nhưng ban đầu chính là cảm giác an tâm đó và khả năng giao tiếp chắc chắn bằng tiếng Nhật.

Cơ chế phát triển thực tế

Xin cho biết cơ chế phát triển thực tế với ALLEXCEED VIỆT NAM.
Chúng tôi có nhiều phần có thể nội bộ hóa.
Do đó, chúng tôi quản lý khá rõ ràng giữa các dự án tự triển khai và các dự án ủy thác cho quý công ty.
Ví dụ, những dự án “cần số lượng nhân sự nhất định”, “quy mô phát triển tương đối lớn”, hoặc “dự án migration” thường có xu hướng thuê ngoài.
Ngược lại, các dự án thời hạn ngắn hoặc yêu cầu đặc tả phức tạp thường xử lý nội bộ.
Về phân vai, thông thường chúng tôi đảm nhận giai đoạn thượng nguồn (xác định yêu cầu, thiết kế tổng quan), còn từ thiết kế chi tiết trở đi nhờ quý công ty phụ trách.
Tùy dự án, chúng tôi cũng nhận được phản hồi ở mức thiết kế dựa trên tri thức kỹ thuật của quý công ty.

Có dự án nào để lại ấn tượng mạnh?
Ấn tượng nhất là dự án migration do EOL của máy chủ nội bộ.
Dự án chuyển máy chủ chúng tôi đang vận hành sang máy chủ mới; mục tiêu là hơn 200 hệ thống PHP, thực hiện cùng lúc làm mới máy chủ và nâng phiên bản PHP—một dự án đầy thử thách.
Cuối cùng, dự án kéo dài 2,5 năm với khoảng 300 nhân-tháng.
Nội dung là “thay mới nền tảng toàn công ty trong một lần”, quý công ty phụ trách rộng từ kiểm chứng kỹ thuật, hiện thực đến chuyển đổi – kiểm thử.
Ở dự án lớn, chỉ một sai khác nhỏ trong nhận thức cũng có thể dẫn tới lỗi lớn, nhưng quý công ty đã hấp thụ tốt—ấn tượng mạnh.
Những dự án quy mô như vậy rất khó tự huy động nguồn lực; năng lực của quý công ty là không thể thiếu.

Hiển thị năng suất bằng báo cáo định kỳ

Trong quá trình phát triển, có điểm nào khiến việc phối hợp “dễ chịu” hơn?
Cá nhân tôi có 3 điểm chính.
Trước hết là báo cáo định kỳ.
Đặc biệt “báo cáo năng suất” rất tốt: không chỉ báo cáo tác vụ, mà còn trực quan hóa mức đạt được so với tháng trước và so với mục tiêu.
Nhờ nắm bắt định lượng để cùng thảo luận cải tiến, khác với báo cáo thông thường.
Con số mang tính thuyết phục và giúp hiện trường có động lực “làm tốt hơn”, không chỉ dừng ở hoàn thành mà còn cùng theo đuổi nâng cao năng suất.

IT Communicator đồng hành—vượt lên vai trò thông dịch

Điểm thứ hai là dễ giao tiếp với IT Communicator.
Trong offshore, hỗ trợ thông dịch rất quan trọng; nhưng họ không dừng ở dịch thuật mà còn nắm bối cảnh – dụng ý, điều phối thảo luận như một facilitator, giúp tiến độ tổng thể trôi chảy.
Ở offshore, họp thường kéo dài; họ giúp tinh gọn và nắm đúng điểm cần.
Nếu giao tiếp không trơn tru, phát triển trở nên khó và dễ nghĩ “tự làm nội bộ”.
Tính “dễ dùng” của offshore thay đổi mạnh theo chất lượng giao tiếp.

Tư thế hợp tác: cùng nghĩ “làm sao thực hiện tối ưu”

Điểm thứ ba là linh hoạt trước thay đổi đột xuất và lịch trình gắt.
Đã có lúc hạn giao bị rút ngắn; thay vì nói “không thể”, quý công ty cân nhắc điều chỉnh khả thi và cuối cùng vẫn đảm bảo hạn cùng chất lượng.
Đặc biệt vào cuối kỳ khi nhiều dự án chồng chéo, quý công ty khéo điều phối nguồn lực – lịch trình, rất đáng tin cậy.
Không đánh giá nhị phân “được/không”, mà cùng nghĩ “làm sao thực hiện tối ưu”—tư thế hợp tác đó tạo nên niềm tin dài hạn; không nhiều công ty làm được như vậy.

Trong hiện trường phát triển, các anh giao tiếp thế nào?
Chúng tôi họp định kỳ: họp quản lý hằng tuần, họp tầng quản trị; khi có vấn đề, thiết lập họp khẩn có mặt quản lý hai bên.
Không phải không có vấn đề giao tiếp, nhưng luôn có cơ chế ứng phó; nhờ vậy khi có sự cố vẫn phối hợp nhịp nhàng, không có ấn tượng “lỗi liên tiếp”.
Khác biệt văn hóa không chỉ là ngôn ngữ: cách “cứ tiến khi còn mơ hồ”, “trông chờ đối phương tự hiểu” vốn chấp nhận được giữa người Nhật—không hiệu quả khi hợp tác xuyên biên giới.
Tôi cảm nhận quý công ty hiểu rõ điều đó.
Ngoài họp, chúng tôi dùng Teams cho chat hằng ngày.

Có thách thức hay điểm cần cải thiện?
Giai đoạn đầu thử nghiệm nên cách làm chưa cố định là thách thức.
Ở một dự án, khối lượng công việc dao động lớn đòi hỏi điều chỉnh nguồn lực, nhưng ở cấp độ toàn dự án xử lý chưa trọn vẹn.
Tuy nhiên, bằng việc chúng tôi nêu rõ mong muốn và nhận đề xuất giải pháp – cải tiến từ quý công ty, cơ chế phát triển tối ưu dần hình thành.
Dù vậy, cũng có sự tăng trưởng – cải thiện lớn về nguồn lực.
Ban đầu đội ngũ quý công ty chưa quen sản phẩm – nghiệp vụ nên có phần mất thời gian; nhưng khi tích lũy, tốc độ tăng đều.
Độ chính xác ước lượng—hơi dao động giai đoạn đầu—cũng tăng dần qua từng dự án và cuối cùng dự báo effort khá chính xác.
Tích lũy các cải thiện đó giúp
・nâng năng suất
・nâng độ chính xác ước lượng
Từ hai trục này, chất lượng offshore đã cải thiện đáng kể.
Ngoài ra, không có bất mãn lớn hay khác biệt cảm tính đáng kể.

Xem tiếp phần sau>>>