>>>Xem phần trước tại đây

Ở phần trước, chúng tôi đã trao đổi về phương pháp phát triển và các dự án thực tế với ALLEXCEED VIỆT NAM. Từ đây, chúng tôi sẽ hỏi rộng hơn về hoạt động phát triển offshore của ALLEXCEED VIỆT NAM nói chung.

Nhờ cảm giác an tâm và độ tin cậy, chúng tôi có thể ủy thác trong thời gian dài

Vì sao quý công ty đã ủy thác phát triển cho ALLEXCEED VIỆT NAM trong thời gian dài?

Có vài lý do, nhưng lớn nhất vẫn là cảm giác an tâm và sự tin cậy trong phát triển hệ thống.

Như đã nói ở trên, năng lực điều phối (facilitation) trong các cuộc họp của IT Communicator và sự hỗ trợ chắc chắn từ người phụ trách người Nhật mang lại cảm giác an tâm khác biệt rõ rệt so với các nhà cung cấp khác.

Về mặt an tâm, ngay cả khi phát sinh thay đổi yêu cầu hoặc bổ sung trong quá trình dự án, phía quý công ty luôn chủ động, tích cực xử lý. Thay vì vạch ranh giới kiểu “nằm ngoài phạm vi”, trước hết các bạn cùng chúng tôi cân nhắc “nếu làm theo cách nào thì khả thi”. Tinh thần hợp tác đó, theo chúng tôi, rất quan trọng để xây dựng quan hệ đối tác dài hạn.

Hơn nữa, vì là doanh nghiệp offshore Nhật Bản, có kinh nghiệm với phong cách phát triển kiểu Nhật, đây là điểm cộng rất lớn. Việc có thể phù hợp với phong cách phát triển waterfall khá chặt chẽ của chúng tôi là điều chúng tôi đánh giá cao.

Chúng tôi ký hợp đồng labo và cố định một số thành viên. Trong quá trình đó, từng thành viên trưởng thành, năng lực kỹ thuật tăng dần, kết quả là có thể linh hoạt đáp ứng nhiều dịch vụ chúng tôi cung cấp — ví dụ các dự án thuộc ngôn ngữ hay lĩnh vực khác nhau.

Không có giới hạn kiểu “chỉ làm được ngôn ngữ này” hay “chỉ lĩnh vực này”, mà có thể linh hoạt trước các yêu cầu đa dạng — đó là lý do chúng tôi tiếp tục giao phó.

Ở các trường hợp lặp lại nhiều dự án tương tự, độ tin cậy ngày càng tăng. Về phía bên giao, “nên yêu cầu ALLEXCEED VIỆT NAM theo cách nào là tốt” cũng dần thấm, từ đó cảm nhận niềm tin được củng cố.

Về hiệu quả công việc, tối ưu hóa… có thể hơi khác sắc thái, nhưng khi đội ngũ của chúng tôi hiểu cách yêu cầu với các bạn, mức độ hiểu biết lẫn nhau về “đầu ra của công đoạn thượng nguồn cần như thế nào để phía Allexceed làm việc hiệu quả” tăng lên. Nhờ đó, chúng tôi cảm nhận năng suất của cả đội in-house và đội Allexceed đều được cải thiện.

Quý vị kỳ vọng gì ở ALLEXCEED VIỆT NAM trong thời gian tới?

Đến nay, chủ yếu chúng tôi giao các dự án migration của hệ thống tương đối cũ, nhưng sắp tới muốn ủy thác cả các dự án phát triển bao gồm thiết kế chi tiết.

Ngoài ra, cần phát triển phù hợp với xu hướng thị trường, bao gồm công nghệ mới và ứng dụng AI. Đây là thời đại mà phương pháp phát triển liên tục thay đổi, nên chúng tôi muốn cùng nhau triển khai các khía cạnh đó.

Gần đây, yêu cầu “đưa sản phẩm ra thị trường thật nhanh” ngày càng mạnh. Không chỉ là rút ngắn thời hạn, mà là xu hướng tăng các dự án “chia nhỏ lô và phát hành liên tục theo từng phần nhỏ”.

Vì vậy, thay cho kiểu “đóng băng đặc tả theo waterfall rồi phát triển một lần”, sắp tới sẽ thịnh hành kiểu phát hành nhỏ, nhanh, thường xuyên hơn. Khi đó, trong phát triển offshore cũng cần cách liên kết khác trước. Do khoảng cách địa lý và ngôn ngữ, so với đội in-house ngồi cùng bàn, dễ phát sinh độ trễ. Câu hỏi là làm sao bắt kịp và phối hợp hiệu quả trong bối cảnh đó. Đây là thách thức sắp tới.

Đúng vậy. Nếu cứ giữ nguyên cách làm offshore như trước đây thì sẽ bế tắc.

Từ nay, “để các bạn hiểu sâu hơn về sản phẩm của chúng tôi” sẽ trở nên quan trọng. Không chỉ giao các công đoạn kiểu waterfall, mà cần tham gia với tinh thần cùng nhau làm sản phẩm. Nếu không, hình thức ủy thác phát triển sẽ khó duy trì.

Nói cách khác, chúng tôi mong các bạn cùng hợp tác ở điểm đó và đóng góp cho hoạt động kinh doanh của chúng tôi.

Sáng tạo trong giao tiếp lại càng quan trọng đối với phát triển offshore

Quý vị đã có nhiều năm kinh nghiệm offshore, theo quý vị điều gì cần thiết để thành công?

Điều quan trọng là cắt tách rõ phạm vi (scope) phần giao phó. Để làm được vậy, bên đặt hàng cần dành thời gian giải thích cẩn thận, thực hiện các hành động loại bỏ sai lệch nhận thức hai bên.

Ngoài ra, cần cùng nhau đặt ra quy tắc và tuân thủ, xây dựng cơ chế đảm bảo tuân thủ. Những việc như “sẽ cập nhật tài liệu thiết kế sau” nên tránh.

Và trên hết, tôi cho rằng điều cốt lõi là phải sáng tạo trong giao tiếp. Ở các điểm nhỏ như cách tổ chức cuộc họp, cách đưa yêu cầu cũng cần khéo léo. Việc thảo luận khá khó; nếu không chuẩn bị trước thì việc tranh luận trở nên khó khăn. Giữa các doanh nghiệp Nhật với nhau còn có thể thảo luận ngay tại chỗ, nhưng với offshore thì không đơn giản như vậy. Đây không chỉ là chuyện của riêng các bạn, mà là đặc thù chung của offshore.

Không phải “khó thảo luận”, mà là “cần sáng tạo trong cách thảo luận”. Việc thiết kế cuộc họp cũng cần khéo: chẳng hạn “chủ đề này thì mời ai tham gia”, hay “báo cáo tiến độ thì dùng quy trình định dạng sẵn”… Việc không bước vào họp trong trạng thái mơ hồ là đặc biệt quan trọng với phát triển offshore.

Ngay tại Nhật, về bản chất cũng nên làm như vậy.

Đặc biệt với offshore, nếu không xác lập trước giả định là “những điều đó không thể tự nhiên diễn ra” thì khó thành công. Nếu làm offshore một cách nghiêm túc, tốt hơn là quy định chặt chẽ cả cách báo cáo rồi mới tiến hành.

Có rất nhiều cách thức để cải thiện giao tiếp…

Đúng vậy. Hoàn toàn cần thiết. Sáng tạo trong giao tiếp là không thể thiếu.

Ngược lại, nếu không hiểu điều đó mà giao ra ngoài thì đôi bên đều bất lợi.

Có những phần mà giữa người Nhật với nhau có thể để mơ hồ, nhưng trong offshore cần làm rõ

Giao tiếp có khác nhau theo quốc gia không? So với Trung Quốc, chẳng hạn về mặt ngôn ngữ. Tôi nghĩ làm với Trung Quốc có thể dễ hơn?

Nói chung, về năng lực tiếng Nhật, người Trung Quốc thường được cho là có xu hướng cao hơn, nhưng cảm nhận chân thực của chúng tôi là cả ở khía cạnh giao tiếp lẫn phát triển, giữa công ty các bạn và công ty Trung Quốc không khác biệt nhiều. Tuy nhiên, do hoàn cảnh của chúng tôi, khi làm với công ty Trung Quốc có người thường trú tại văn phòng của chúng tôi nên đôi khi thấy thuận lợi hơn đôi chút.

Dẫu vậy, cốt lõi của ủy thác bên ngoài là bài toán “trong mô hình phân công, làm sao hoạt động như một đội”. Những cải tiến về cơ chế họp hay cách liên kết như vừa nêu, chúng tôi đều áp dụng tương tự ở mọi nơi.

Không phải Trung Quốc tốt/xấu hay Việt Nam tốt/xấu, mà điều quan trọng là dù là ủy thác bên ngoài, chúng ta vẫn phải phối hợp như một đội để làm ra một sản phẩm. Vì vậy, “xây dựng đội nhóm” và “sáng tạo để làm sản phẩm như một đội” là cần thiết.

Ngay ở trong nước Nhật cũng nên làm những điều đó, nhưng giữa người Nhật với nhau, đôi khi vẫn tiến hành trong trạng thái mơ hồ. Tại đây tồn tại rào cản văn hóa, và vì thế xuất hiện các phần bắt buộc phải làm rõ.

Nói cách khác, đó vốn là điều nên ý thức ở bất kỳ nơi nào giao phó. Nhưng với offshore thì càng phải ý thức mạnh mẽ hơn.

Văn hóa “đọc bầu không khí” mơ hồ của người Nhật mang tính high-context. Ở nước ngoài, văn hóa là truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu. Có lẽ khác biệt văn hóa giao tiếp nằm ở nền tảng này.

Chính vì thế, “bên giao” cũng phải ý thức rõ. Không chỉ đơn thuần đưa tài liệu đặc tả rồi yêu cầu, mà cần sáng tạo để phía đối tác hiểu về sản phẩm và yêu cầu của mình như thế nào.

Điều quan trọng là bên đặt hàng và công ty phát triển offshore thực sự làm việc như “một đội”. Ủy thác trong nước đã có khó khăn do vượt qua ranh giới tổ chức; với offshore còn vượt cả ranh giới quốc gia. Vì thế, cần nhiều sáng tạo hơn trong giao tiếp. Khi làm được điều đó, phát triển offshore sẽ là một lợi thế rất lớn trong phát triển hệ thống.

Chưa từng cảm thấy “bất lợi vì là offshore”

Cuối cùng, theo quý vị, điểm mạnh khi làm việc với ALLEXCEED VIỆT NAM là gì?

Điểm mạnh đầu tiên là doanh nghiệp offshore Nhật Bản với kinh nghiệm hiểu phong cách phát triển và văn hóa của doanh nghiệp Nhật.

Nghe có vẻ quen thuộc, nhưng vô cùng quan trọng. Chẳng hạn, về “cách hiểu tài liệu” hay “kỳ vọng đối với deliverable”, các bạn hiểu rất sâu.

Thành thật mà nói, không khác biệt so với việc thuê công ty phát triển trong nước Nhật, và về chất lượng chúng tôi chưa từng cảm thấy có “bất lợi vì là offshore”.

Đến mức tôi nghĩ rằng bản thân từ “offshore” có lẽ cũng không còn cần thiết nữa. Liên quan đến điểm này, công ty có người Nhật thường trú tại địa phương và có IT Communicator mạnh mẽ, đó cũng là điểm đáng khuyến nghị.

Mong rằng trong thời gian tới, chúng ta sẽ tiếp tục cùng nhau hỗ trợ sự phát triển của công ty.

Xin cảm ơn. ALLEXCEED VIỆT NAM sẽ tiếp tục đồng hành vì sự phát triển của quý công ty. Xin trân trọng cảm ơn những chia sẻ quý giá!