Tổng quan dự án

Để cải cách quy trình hợp đồng trên giấy đã lỗi thời và thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số cho doanh nghiệp, chúng tôi đã phát triển và tích hợp một hệ thống đăng ký hợp đồng mới, có thể sử dụng liền mạch trên cả PC và máy tính bảng. Việc áp dụng hệ thống này cho phép khách hàng hoàn tất các thủ tục hợp đồng mà không bị ràng buộc về địa điểm hay thời gian, góp phần hiện thực hóa việc văn phòng không giấy tờ và nâng cao hiệu quả công việc một cách ngoạn mục.

Các công nghệ và công cụ phát triển đã sử dụng

• Ngôn ngữ lập trình: PHP
• Full-stack framework: Laravel
• Database: Oracle
• Công cụ quản lý task: Redmine
• Công cụ giao tiếp: Slack

Vấn đề của khách hàng

Quy trình làm việc trên giấy tờ lỗi thời, dẫn đến phụ thuộc vào cá nhân và sai sót do con người

Quy trình ký kết hợp đồng trước đây hoàn toàn thủ công, một chuỗi các công việc từ soạn thảo, gửi và quản lý tài liệu đều phụ thuộc vào một nhân viên phụ trách cụ thể, dẫn đến tình trạng công việc phụ thuộc vào cá nhân. Hơn nữa, các lỗi do con người như sai sót trong việc điền thông tin và xử lý thiếu sót liên tục xảy ra, luôn tiềm ẩn nguy cơ làm giảm sút niềm tin của khách hàng và vi phạm các quy định tuân thủ. Luồng công việc kém hiệu quả này đã cản trở đáng kể năng suất của toàn bộ tổ chức.

Hệ thống kế thừa không tương thích với thiết bị, dẫn đến mất cơ hội kinh doanh

Hệ thống cũ chỉ dành riêng cho một loại máy tính bảng cụ thể và có một hạn chế nghiêm trọng là không thể truy cập từ PC thông thường. Điều này gây khó khăn cho việc phản hồi nhanh chóng tại văn phòng và theo kịp các phong cách làm việc đa dạng, dẫn đến mất nhiều cơ hội kinh doanh. Thêm vào đó, nền tảng công nghệ lỗi thời đã cản trở việc triển khai các chức năng thiết yếu cho kinh doanh hiện đại như chữ ký điện tử và thanh toán trực tuyến, trở thành một yếu tố lớn làm suy giảm năng lực cạnh tranh của công ty.

Yêu cầu của khách hàng

Nhiệm vụ quan trọng nhất được đặt ra là phát triển một hệ thống web đa nền tảng, đảm bảo tương thích hoàn toàn với các trình duyệt web phổ biến (Google Chrome, Microsoft Edge, Safari) và hoạt động ổn định bất kể hệ điều hành (Windows, iOS, Android). Về thiết kế UI/UX, yêu cầu bắt buộc là phải có thiết kế đáp ứng (responsive design), tập trung vào khả năng sử dụng trên PC nhưng vẫn mang lại trải nghiệm thao tác trực quan và không gây căng thẳng trên máy tính bảng. Về các yêu cầu chức năng, khách hàng đặc biệt yêu cầu triển khai các tính năng liên quan trực tiếp đến việc số hóa quy trình hợp đồng, chẳng hạn như chữ ký tay, tự động điền địa chỉ từ mã bưu chính, xuất hợp đồng ra file PDF và thanh toán bằng thẻ tín dụng. Ngoài ra, khách hàng còn kỳ vọng chúng tôi sẽ xây dựng một hệ thống linh hoạt, có khả năng đáp ứng sự mở rộng kinh doanh trong tương lai trong thời gian ngắn, bằng cách tận dụng kiến thức từ hệ thống hiện có nhưng vẫn tích cực áp dụng các công nghệ mới nhất.

Đề xuất và phương pháp tiếp cận của chúng tôi

Đạt được cả tốc độ phát triển và khả năng mở rộng trong tương lai của hệ thống bằng việc áp dụng Laravel

Để giải quyết hai vấn đề mà khách hàng đặt ra là “rút ngắn thời gian phát triển” và “khả năng mở rộng trong tương lai”, công ty chúng tôi đã mạnh dạn đề xuất và thúc đẩy việc sử dụng Laravel, một framework PHP tiên tiến, thay thế cho CakePHP của hệ thống cũ. Bằng cách tận dụng tối đa năng suất cao và các tính năng phong phú của Laravel, chúng tôi đã giảm đáng kể số giờ công phát triển. Đồng thời, kiến trúc vững chắc của nó đã thiết lập một nền tảng hệ thống bền vững và có thể mở rộng, linh hoạt đáp ứng các yêu cầu bổ sung chức năng và liên kết với dịch vụ bên ngoài trong tương lai.

Thiết kế đáp ứng (responsive design) mang lại trải nghiệm vận hành nhất quán, không phụ thuộc vào thiết bị

Với giả định sử dụng trong mọi tình huống kinh doanh, chúng tôi đã triển khai thiết kế đáp ứng (responsive design) để cung cấp UI/UX tối ưu cho dù truy cập từ bất kỳ thiết bị nào như PC hay máy tính bảng. Điều này cho phép người dùng thực hiện công việc một cách liền mạch với trải nghiệm vận hành nhất quán mà không cần phải quan tâm đến sự khác biệt của thiết bị. Cách tiếp cận này hỗ trợ các phong cách làm việc đa dạng và góp phần nâng cao đáng kể tính linh hoạt trong công việc của khách hàng.

Tích hợp các chức năng cốt lõi của nghiệp vụ để tối ưu hóa quy trình hợp đồng từ gốc rễ

Chúng tôi đã tích hợp hoàn toàn vào hệ thống nhiều chức năng là nền tảng của nghiệp vụ hợp đồng như chữ ký điện tử, xuất file PDF, và thanh toán bằng thẻ tín dụng. Đặc biệt, chức năng tự động điền địa chỉ từ mã bưu chính giúp loại bỏ các thao tác thủ công phức tạp và xóa bỏ lỗi nhập liệu. Bằng cách liên kết hữu cơ các chức năng này, chúng tôi đã rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để ký kết hợp đồng. Điều này mang lại tốc độ và độ chính xác chưa từng có cho toàn bộ quy trình kinh doanh của khách hàng.

Vượt qua sự không chắc chắn về đặc tả và thúc đẩy dự án ổn định bằng cách giải quyết vấn đề nhanh chóng

Mặc dù có một số yếu tố không chắc chắn khi khách hàng không cung cấp đặc tả chi tiết cho một số phần, công ty chúng tôi đã chủ động định nghĩa và đề xuất các đặc tả tối ưu bằng cách phân tích kỹ lưỡng hoạt động của hệ thống cũ. Đối với các vấn đề kỹ thuật bất ngờ phát sinh trong quá trình phát triển, chúng tôi không để dự án bị trì hoãn bằng cách lặp lại việc điều tra nguyên nhân nhanh chóng và trình bày các giải pháp thay thế. Cách tiếp cận giải quyết vấn đề chủ động này đã giúp chúng tôi thành công trong việc cung cấp một hệ thống chất lượng cao, ổn định và đúng thời hạn ngay cả trong những tình huống có độ không chắc chắn cao.