Làm thế nào để đảm bảo nguồn lực phát triển ưu tú mà vẫn có thể cắt giảm chi phí? “Phát triển offshore” đang là giải pháp thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp đối mặt với bài toán này.
Trước đây, phát triển offshore thường bị cho là có vấn đề về chất lượng và quản lý, nhưng những năm gần đây, nhờ vào sự cải tiến trong việc lựa chọn đối tác và xây dựng hệ thống vận hành, đây đã trở thành một lựa chọn hoàn toàn khả thi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu từ những kiến thức cơ bản về phát triển offshore, ưu nhược điểm, cho đến những bí quyết để thành công, dành cho cấp quản lý có quyền quyết định.

Phát triển offshore là gì?

Phát triển offshore là việc ủy thác các nghiệp vụ phát triển phần mềm của công ty mình cho các doanh nghiệp hoặc cứ điểm phát triển ở nước ngoài.
Các cứ điểm phát triển chủ yếu là những quốc gia có chi phí nhân công tương đối rẻ và nguồn nhân lực IT ưu tú dồi dào như Việt Nam, Ấn Độ, và Philippines.

So với phát triển trong nước Nhật Bản, phương pháp này không chỉ giúp cắt giảm chi phí mà còn có thể bù đắp sự thiếu hụt nguồn lực, do đó được nhiều doanh nghiệp xem xét lựa chọn.

Lý do và bối cảnh chính lựa chọn phát triển offshore

Sự phổ biến rộng rãi của phát triển offshore trong những năm gần đây xuất phát từ những lý do sau:

Sự thiếu hụt kỹ sư trầm trọng trong nước

Theo ước tính của Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản, sự thiếu hụt nhân lực IT có thể lên tới 790.000 người vào năm 2030.
Đặc biệt, khi các doanh nghiệp từ vừa đến lớn muốn tiến hành các dự án phát triển phức tạp, việc đảm bảo đủ số lượng và kỹ năng cần thiết chỉ trong nước là rất khó khăn.

Chi phí phát triển tăng cao

Trong bối cảnh chi phí nhân công cho kỹ sư ngày càng tăng, offshore đã trở thành một lựa chọn thực tế để duy trì chất lượng mà vẫn kiểm soát được tổng chi phí phát triển.

Nguồn lực cạn kiệt từ các đối tác trong nước

Những năm gần đây, không hiếm trường hợp khi liên hệ với các công ty phát triển trong nước lại nhận được câu trả lời như “chúng tôi không còn nguồn lực” hay “bạn sẽ phải đợi 3 tháng”.
Để tránh bỏ lỡ cơ hội kinh doanh do không khớp về thời điểm dự án, ngày càng có nhiều doanh nghiệp xem đối tác offshore như “hàng ngũ phát triển thứ hai” của mình.

Những ưu điểm chính của phát triển offshore

Phát triển offshore mang lại nhiều lợi ích hơn chỉ là việc “cắt giảm chi phí”.
Gần đây, ngày càng có nhiều doanh nghiệp sử dụng offshore một cách chiến lược để bắt kịp tốc độ kinh doanh và đổi mới công nghệ. Dưới đây là 4 ưu điểm chính.

Giảm chi phí

Lợi ích rõ ràng và dễ nhận thấy nhất chính là về mặt chi phí.
Bằng cách ủy thác công việc phát triển cho các quốc gia có vật giá và chi phí nhân công rẻ hơn Nhật Bản (như Việt Nam, Philippines, Ấn Độ), không hiếm trường hợp chi phí phát triển chỉ bằng khoảng một nửa đến một phần ba mà vẫn giữ nguyên chất lượng.

Ngoài ra, thay vì tăng số lượng nhân viên nội bộ (vốn là chi phí cố định), việc sử dụng nguồn lực bên ngoài khi cần và với số lượng cần thiết giúp doanh nghiệp đảm bảo được sự linh hoạt trong đầu tư phát triển, đây cũng là một lợi thế lớn.

Đảm bảo nguồn nhân lực ưu tú

“Trong công ty không có kỹ sư hiểu về công nghệ này”, “Đối tác trong nước không còn trống nguồn lực”—trong những tình huống như vậy, phát triển offshore trở thành một lựa chọn mạnh mẽ.
Tại Ấn Độ và Việt Nam, có rất nhiều kỹ sư với trình độ học vấn xuất sắc trong lĩnh vực toán học và kỹ thuật, mang lại cơ hội tìm thấy những nhân tài có khả năng đáp ứng các lĩnh vực tiên tiến nhất như AI, Blockchain, hay phát triển Cloud-native.

Đặc biệt, tại Việt Nam, số lượng người học tiếng Nhật ngày càng tăng, và có rất nhiều kỹ sư cũng như BrSE (Kỹ sư cầu nối) đã quen thuộc với “các dự án dành cho thị trường Nhật Bản”.

Duy trì hệ thống phát triển dài hạn một cách linh hoạt (scalable)

Không chỉ đối với các dự án cụ thể, mà trong việc phát triển sản phẩm đòi hỏi sự cải tiến liên tục, khả năng điều chỉnh linh hoạt hệ thống theo biến động nguồn lực là rất quan trọng.
Phát triển offshore là một phương pháp hiệu quả để duy trì hệ thống phát triển trong khi vẫn có thể cắt giảm chi phí, đồng thời dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô đội ngũ theo tầm nhìn dài hạn.

Tập trung và tối ưu hóa nguồn lực nội bộ

Bằng cách tận dụng offshore, các thành viên đội phát triển nội bộ có thể tập trung vào các công đoạn đầu nguồn như lên kế hoạch, thiết kế, và quản lý sản phẩm.
Việc thuê ngoài các công việc tốn nhiều công sức như lập trình và kiểm thử sẽ mang lại hiệu quả nâng cao năng suất và tính chuyên môn hóa cho toàn bộ tổ chức.

Nhược điểm và rủi ro của phát triển offshore

Mặc dù phát triển offshore có nhiều ưu điểm, nó cũng tồn tại những rủi ro và thách thức đặc thù cần lưu ý.
Đặc biệt với những công ty lần đầu áp dụng, không hiếm trường hợp sẽ cảm thấy “mọi thứ khác hẳn so với phát triển trong nước”. Dưới đây là 3 rủi ro tiêu biểu mà phía khách hàng cần nắm bắt trước.

Rào cản giao tiếp

Vấn đề thường gặp nhất là khoảng cách giao tiếp do sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa.

Ví dụ, những vấn đề như “tưởng rằng đã truyền đạt đúng thông số kỹ thuật nhưng ý đồ lại không được hiểu chính xác”, “nội dung báo cáo quá trừu tượng không thể đưa ra phán đoán”, hay “thứ tự ưu tiên của các chỉ thị không được truyền đạt rõ ràng” hoàn toàn có thể xảy ra trong thực tế.

Ngoài ra, tùy thuộc vào mỗi quốc gia, có những trường hợp họ nói “YES” nhưng thực chất bên trong chưa hiểu, hoặc cứ thế triển khai theo những chỉ thị mơ hồ. Vì vậy, điều quan trọng là phải thiết kế quy trình làm việc dựa trên tiền đề rằng mức độ chấp nhận “sự mơ hồ” là khác nhau.

Để giải quyết vấn đề này, chìa khóa nằm ở việc hệ thống hóa để ngăn chặn tình trạng “tưởng là đã truyền đạt”, chẳng hạn như bố trí Kỹ sư cầu nối (BrSE), thiết lập các cuộc họp định kỳ, và xây dựng cơ chế review sản phẩm.

Khó khăn trong quản lý chất lượng

Do đội ngũ phát triển ở xa, việc nắm bắt tiến độ và review code theo thời gian thực sẽ khó khăn hơn so với phát triển trong nước.
Hơn nữa, nếu nhận thức về “thế nào là chất lượng” giữa các bên trong đội ngũ có sự chênh lệch, rất dễ dẫn đến tình trạng phải làm lại ngay trước khi phát hành sản phẩm.

Để tránh những rủi ro này, việc làm rõ các điểm sau ngay từ giai đoạn đầu của quá trình phát triển là rất quan trọng:
・Chia sẻ quy tắc coding (coding convention) và tiêu chuẩn review
・Văn bản hóa các thông số kỹ thuật kiểm thử (test specification) và điều kiện nghiệm thu (acceptance criteria)
・Thiết lập KPI và các chỉ số chất lượng (số lượng bug, tỷ lệ pass review, v.v.)

Quan điểm “chất lượng được đảm bảo bằng thiết kế chứ không phải bằng chỉ thị” lại càng cần được đề cao hơn khi tận dụng offshore.

Rủi ro về bảo mật và sở hữu trí tuệ

Việc cứ điểm phát triển đặt tại nước ngoài khiến không ít doanh nghiệp cảm thấy lo lắng về việc xử lý mã nguồn, thông tin thiết kế, và dữ liệu cá nhân.
Đặc biệt trong các ngành có tính bảo mật cao như tài chính, y tế, sản xuất, việc điều chỉnh với các quy định nội bộ và phòng pháp lý là không thể thiếu khi thuê ngoài.

Để yên tâm, bạn nên chuẩn bị trước các biện pháp đối phó theo các khía cạnh sau:
・Ký kết và kiểm tra nội dung Hợp đồng bảo mật thông tin (NDA)
・Thiết lập quyền truy cập cho máy chủ và môi trường quản lý mã nguồn
・Các biện pháp bảo mật thông tin tại cứ điểm phát triển (như có chứng chỉ ISO27001)
・Kiểm tra luật pháp và hệ thống bảo vệ sở hữu trí tuệ của từng quốc gia

Không phải cứ là offshore thì rủi ro sẽ cao một cách vô điều kiện, nhưng việc “hợp đồng”, “quy tắc”, và “hệ thống quản lý” được văn bản hóa một cách rõ ràng hơn so với trong nước chính là điều kiện của một đối tác đáng tin cậy.

Bí quyết để phát triển offshore thành công

Sự thành bại của phát triển offshore không chỉ phụ thuộc vào năng lực kỹ thuật mà còn bị ảnh hưởng lớn bởi “sự chuẩn bị” và “sự cải tiến trong hệ thống vận hành”.
Để tối đa hóa kết quả với tư cách là một đối tác phát triển lâu dài chứ không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi phí, việc thiết kế quy trình làm việc dựa trên những điểm sau đây là rất quan trọng.

Thẩm định kỹ lưỡng khi lựa chọn nhà cung cấp (vendor)

Điều quan trọng nhất trong phát triển offshore là “hợp tác với ai”.
Nếu chỉ lựa chọn dựa trên lý do “giá rẻ” hay “đội ngũ đông”, không hiếm trường hợp sẽ gặp rắc rối về sau.
Ví dụ, cần phải đánh giá một cách tổng thể từ nhiều góc độ như: họ đã có kinh nghiệm phát triển cho thị trường Nhật Bản chưa, ngoài mặt kỹ thuật họ có khả năng対応 đi kèm với “năng lực tư duy” như xử lý vấn đề và đề xuất cải tiến không, hệ thống quản lý dự án của họ có được tổ chức tốt không.

Ngoài ra, việc “triển khai theo giai đoạn”, tức là thực hiện một dự án thử nghiệm để kiểm tra chất lượng và khả năng phản hồi trước khi tiến tới hợp đồng chính thức, cũng là một phương pháp hiệu quả.

Cải tiến trong quản lý dự án

Chính vì có khoảng cách địa lý, việc “giao phó hoàn toàn” hay “phó mặc cho phía đối tác” sẽ không thể dẫn đến thành công.
Phía khách hàng cũng đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý phù hợp.

Cụ thể, điều quan trọng là phải sắp xếp và chia sẻ cẩn thận các yêu cầu trước, sau đó thiết lập một cơ chế để kiểm tra tiến độ định kỳ và thống nhất các vấn đề trong suốt quá trình phát triển.

Ví dụ, một hệ thống như sau sẽ mang lại hiệu quả:
・Văn bản hóa và chia sẻ các thông số kỹ thuật và phương hướng thiết kế trước khi phát triển
・Tổ chức các cuộc họp kiểm tra tiến độ định kỳ hàng tuần hoặc hai tuần một lần
・Sử dụng các công cụ chat và quản lý công việc để “minh bạch hóa” các vấn đề và tình hình xử lý
・Quyết định trước các quy tắc review và quy trình phản hồi

Lập trường “tạo ra nhận thức chung trước khi bắt đầu” thay vì “vừa làm vừa điều chỉnh” sẽ làm tăng đáng kể xác suất thành công của dự án phát triển offshore.

Ý thức trong giao tiếp

Trong phát triển offshore, những vấn đề như “đã nói/chưa nói”, “tưởng là đã truyền đạt” có thể gây rạn nứt trong mối quan hệ tin cậy. Chính vì vậy, việc thiết kế một cơ chế giao tiếp có ý thức về mối quan hệ “giữa người với người”, chứ không chỉ dừng lại ở việc trao đổi thông tin, là không thể thiếu.

Những điểm đặc biệt cần lưu ý bao gồm:
・Không chỉ giải quyết công việc qua email hay chat, mà hãy định kỳ tổ chức các buổi họp có thể nhìn thấy mặt nhau
・Ý thức về việc đối thoại hai chiều để khơi gợi sự thấu hiểu và đề xuất từ phía đối tác, thay vì chỉ đưa ra chỉ thị một chiều
・Xen kẽ những cuộc trò chuyện phiếm để hiểu sâu hơn về sự khác biệt văn hóa và giá trị quan
・Truyền đạt lời cảm ơn và ghi nhận công sức để nuôi dưỡng sự an toàn về mặt tâm lý

Sự tích lũy của những “quan tâm nhỏ” này sẽ tạo nên “sự gắn kết của một đội nhóm” mà kỹ thuật hay hệ thống đơn thuần không thể bù đắp được.
Đây là yếu tố tạo ra sự khác biệt lớn trong kết quả cuối cùng, đặc biệt là với các dự án dài hạn hoặc khi hướng tới sự hợp tác bền vững.

Những thất bại thường gặp và cách phòng tránh

Phát triển offshore có tiềm năng rất lớn, nhưng nếu bắt đầu một cách dễ dàng với suy nghĩ “vì có thể đặt hàng với giá rẻ”, không hiếm trường hợp lại thành “đắt hơn”.
Dưới đây là những kiểu thất bại thường thấy trong thực tế và các biện pháp cụ thể để phòng tránh chúng.

Lệch pha trong kỳ vọng

Thất bại điển hình nhất là sự chênh lệch trong nhận thức, chẳng hạn như “chắc là cứ giao phó hết thì họ sẽ làm được” hay “họ chắc chắn sẽ hiểu ý đồ của mình”.

Điều này xảy ra khi những “giả định ngầm” hay những điều “đương nhiên” không được chia sẻ rõ ràng trong tài liệu yêu cầu.

Ví dụ, dù bạn chỉ nói đây là “dự án gấp”, đối tác không chắc đã có thể tự phán đoán được đâu là việc cần ưu tiên và việc gì có thể làm sau.

Để ngăn chặn sự lệch pha này, việc thực hiện triệt để các điều sau ở giai đoạn trước khi phát triển là rất quan trọng:
・Truyền đạt đầy đủ cả yêu cầu, bối cảnh và mục tiêu
・Tránh các biểu hiện mơ hồ như “nếu được thì” hay “làm cho ổn thỏa”
・Chia sẻ các ví dụ về sản phẩm đầu ra hoặc hình ảnh màn hình dự kiến

Nhận thức chung không tự nhiên sinh ra. Điều quan trọng là phải cẩn thận “xây dựng” nó.

Dự án đi chệch hướng do thiếu quản lý

Không nhận được báo cáo tiến độ, không nhận ra lịch trình bị trễ, không biết ai đang làm gì—khi rơi vào tình trạng này, dự án rất dễ đi chệch hướng.

Khác với phát triển trong nước, trong môi trường offshore, khoảng cách về địa lý và tâm lý khiến cho việc “tiến độ hiện tại đến đâu rồi” trở nên khó nắm bắt hơn.

Để ngăn chặn thất bại này, việc chỉ định rõ ràng người quản lý và xây dựng các quy tắc về “Báo cáo – Liên lạc – Thảo luận” thành một hệ thống là rất hiệu quả.

Cụ thể là:
・Làm rõ người chịu trách nhiệm và quy trình ra quyết định ở mỗi giai đoạn
・Sử dụng các công cụ có thể quản lý tập trung công việc, tiến độ và vấn đề (ví dụ: Backlog, Jira, ClickUp)
・Ngoài các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hãy tận dụng các công cụ giao tiếp như Slack để tạo thói quen chia sẻ các tiến độ nhỏ

Dù quy mô dự án lớn hay nhỏ, việc xây dựng phong cách “chia sẻ nhỏ, nhanh chóng” có thể giúp ngăn chặn các sự cố trước khi chúng xảy ra.

Tiêu chí đánh giá không rõ ràng

Khi việc đánh giá sản phẩm cuối cùng trở nên mơ hồ, những cảm giác khó chịu như “khác với những gì đã hình dung” hay “họ đã rất cố gắng nhưng mình vẫn không hài lòng” sẽ dần tích tụ.

Nếu tình trạng này kéo dài, sự thiếu tin tưởng sẽ nảy sinh ở cả hai phía, khiến việc xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp trở nên khó khăn. Nguyên nhân khiến tiêu chí đánh giá trở nên không rõ ràng là do “thế nào là thành công” chưa được diễn đạt thành lời hoặc con số cụ thể.

Vì vậy, việc chia sẻ những điều sau đây ngay tại thời điểm bắt đầu dự án sẽ rất hiệu quả:
・Mục tiêu định lượng về chất lượng (số lượng bug, tỷ lệ pass test, v.v.)
・Tiêu chí đánh giá cho thời hạn và việc review sản phẩm
・Kỳ vọng về tần suất và tốc độ xử lý vấn đề cũng như các đề xuất cải tiến

Ngoài ra, không chỉ đánh giá theo “phương thức trừ điểm”, mà hãy diễn đạt thành lời cả những việc đã làm được và những điểm đã được cải tiến, điều này cũng sẽ nâng cao chất lượng của mối quan hệ.

Phát triển offshore không chỉ đơn thuần là câu chuyện chuyển chi phí ra bên ngoài.
Việc xây dựng một đội ngũ đáng tin cậy, quản lý rủi ro, và liên tục tạo ra thành quả—cách thiết kế quy trình và tương tác để đạt được những điều đó chính là ranh giới quyết định sự thành công.

Tổng kết | “Sự chuẩn bị” là chìa khóa để tận dụng phát triển offshore

Phát triển offshore không chỉ giải quyết các vấn đề trước mắt như cắt giảm chi phí hay đảm bảo nhân lực, mà còn là một phương pháp hữu hiệu giúp tăng cường hệ thống phát triển sản phẩm trong trung và dài hạn, cũng như tối ưu hóa nguồn lực nội bộ.

Mặt khác, chính vì có sự khác biệt về khoảng cách, văn hóa, và ngôn ngữ, một sự thật là kết quả sẽ có sự chênh lệch lớn tùy thuộc vào “cách giao phó” và “cách tương tác”.

Để thành công, những yếu tố sau là không thể thiếu:
・Phán đoán cẩn trọng khi lựa chọn đối tác
・Thống nhất kỹ lưỡng về yêu cầu và kỳ vọng
・Giao tiếp liên tục và xây dựng lòng tin
・Làm rõ hệ thống quản lý, tiêu chí đánh giá, và các vấn đề liên quan đến hợp đồng

Đó chính là “sự chuẩn bị trước khi bắt đầu” và “sự cải tiến trong quá trình tiếp tục”.

Thay vì e ngại rằng “ở nước ngoài nên sẽ khó khăn”, nếu bạn có thể thiết kế được “làm thế nào để truyền đạt” và “làm thế nào để phát huy”, phát triển offshore có thể trở thành một đối tác đáng tin cậy để bổ sung và củng cố hệ thống phát triển trong nước của bạn.

Với sự hiểu biết đúng đắn và sự chuẩn bị thích hợp, offshore sẽ trở thành một “vũ khí” hỗ trợ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ nhìn nhận tiềm năng này một cách tích cực.